1. Finalidad y objeto

La política de Compras de SEITECH SOLUTIONS S.L. contempla los criterios generados en cualquier proceso de adquisición que trasladan los valores, principios y pautas de conducta en cualquier relación cliente y proveedor que se realice en la compañía.

El objetivo es entregar a nuestros colaboradores las bases bajo las cuales se debe ejecutar una acción de compra de productos y servicios, a modo de establecer un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso de compra y lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido en la compra.

Se espera que todos los colaboradores guíen sus conductas y decisiones de compra en las prácticas y en los valores de SEITECH SOLUTIONS S.L. que se exponen más adelante.

En su relación con los proveedores, y para cumplir estos objetivos, SEITECH cualificará objetivamente y de forma ponderada las siguientes características de cada proveedor, según el servicio/producto de que se trate: Precio, Calidad, Plazo de entrega, Comunicación y colaboración, Nivel de servicio, Cobertura geográfica, Responsabilidad financiera y Capacidad técnica y productiva.

2. Proceso de compra

Como norma general la adquisición de un producto/servicio se realizará de la siguiente manera:

• Para participar en cualquier proceso de adquisición es imprescindible estar homologado y formar parte del catálogo de proveedores, garantizando la igualdad de oportunidades para todos aquellos que ofrezcan sus productos o servicios en un proceso de compra determinado.

• Los procesos de adquisición de SEITECH se iniciarán con el envío de una solicitud de oferta a los proveedores homologados que cumplan el perfil requerido.

• El proveedor recibirá notificación electrónica de su inclusión en el proceso de adquisición y procederá a realizar su oferta.

• Una vez recibidas todas las ofertas, éstas se evaluarán de acuerdo con los criterios de evaluación definidos por la compañía y aplicados en función de las características del producto adquirido o servicio que se vaya a contratar para la elección del proveedor más adecuado.

• Se debe pagar a los proveedores oportunamente de acuerdo con las condiciones pactadas en los respectivos contratos, sin distinción de proveedor, para agilizar y priorizar el proceso de pago que debe ser conocido por el proveedor.
• La relación comercial con proveedores debe siempre ser formal y los acuerdos deben estar por escrito. A los proveedores se les debe responder con prontitud y cortesía.

• Se debe promover el mantener una cantidad óptima de proveedores por conjunto de artículos de compra que asegure una sana competitividad y diversificación del riesgo para la continuidad de la operación.

3. Prácticas de compras

Será responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o indirectamente en las actividades de compras y, particularmente de los supervisores directos, resguardar en todo momento el buen nombre de SEITECH, estableciendo y preservando relaciones adecuadas entre la compañía y sus proveedores, garantizando el uso de las siguientes prácticas, que deberán ser consideradas en toda acción de compra:

• Considerar primero el interés de SEITECH en todas las decisiones de compra, sobre el interés particular de las áreas.

• El personal encargado de interactuar en la adquisición de productos y servicios para SEITECH, debe colocar órdenes de compra y preparar contratos con proveedores sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés global de la compañía.

• Toda compra o acuerdo con proveedores debe estar previamente autorizada por la instancia con las facultades o atribuciones de compra necesarias. No se deben comprometer recursos de la compañía ni celebrar contratos o generar órdenes de compras sin atribuciones para ello.

• Tampoco se podrán comprometer o adelantar dinero, sin las correspondientes garantías de fiel cumplimiento cuando corresponda.

• Promover una sana competencia entre los proveedores para obtener el máximo valor añadido para el negocio, manteniendo el objetivo de nuestra política de compras, en cuanto a desarrollar relaciones con proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estándares de calidad, cumplimiento y de transparencia.

• Promover y fortalecer continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de los procesos de compra.

• No actuar con indiferencia o pasividad frente a prácticas de compra observadas que sean impropias o reñidas con el código de conducta o con la política de compras.

4. Conflictos de intereses

Un colaborador no deberá participar en ninguna actividad o decisión que involucre un conflicto de interés real o potencial para la compañía.

Los colaboradores que tengan alguna relación patrimonial con una empresa proveedora o de parentesco hasta segundo grado con alguno de sus socios principales o ejecutivos que toman decisiones de compra, deberán abstenerse de participar en las decisiones de compra relacionadas con este proveedor.

Tampoco ningún colaborador involucrado en la gestión de compra debe usar su autoridad o posición en la organización para beneficio personal.

Para preservar la imagen e integridad del colaborador y de la compañía, como regla general, no deben aceptarse regalos o incentivos de proveedores, salvo obsequios o invitaciones de cortesía de pequeño valor intrínseco y de forma esporádica que no impliquen que se está siendo influenciado en la toma de una decisión de la compra.

5. Evaluación Proveedores

Con el objetivo de una mejora continua en el proceso de compras y selección de los mejores proveedores de productos y servicios, se realizará periódicamente una evaluación de proveedores con criterios de evaluación medibles y objetivos, en base a los criterios y características detallados en el punto 1 del presente documento relacionadas con el propio producto o servicio y prestación del mismo incluyendo adicionalmente características relacionadas con la Calidad, Seguridad e Salud y Medio Ambiente.

En dicha evaluación se incluirán y analizarán posibles incidencias, desviaciones y no conformidades registradas en productos y servicios prestados disponiendo de criterios objetivos que puedan llevar a la renovación del servicio, solicitud de mejoras o rescisión del mismo.

Todos estos procesos se encuentran inmersos dentro del Sistema de Gestión Integral que dispone la compañía en cuanto a las certificaciones ISO 9001, 14001 y 45001.

6. Sostenibilidad / Seguridad y Salud.

Tanto en los criterios de valoración de las ofertas de los proveedores como en la evaluación final de los mismos se incluirán criterios de sostenibilidad, seguridad y salud e impacto medioambiental tanto de las diferentes propuestas, como de los proveedores, en aquellas categorías de compra en las que estos criterios sean de aplicación.

Especialmente en los servicios prestados por terceros que tenga aplicación la normativa de Prevención de Riesgos Laborales en vigor y especialmente exista una Coordinación de Actividades Empresariales se deberá confirmar antes del pago de las facturas el correcto cumplimiento de todas las obligaciones marcadas por la normativa RD 171/2004 Coordinación Actividades Empresariales, así como requerimientos especiales que se hayan podido especificar en el contrato o solicitud de servicio.

Se adjunta Check básico RD 171/2004 Coordinación Actividades Empresariales:

Empresa

Trabajadores

Equipos